Tietosuojaseloste rekrytoinnille Teamtailorin kautta
Rekrytoinnin hallintaan ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitetun palvelun ("palvelu") tarjoaa Teamtailor yrityksen Rastor-instituutti puolesta ("rekisterinpitäjä", "me" jne.) On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt ("käyttäjät") luottavat ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Pyrimme ylläpitämään korkeimpia mahdollisia henkilötietojen suojaamisen standardeja. Käsittelemme, hallitsemme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ("tietosuojaseloste") mukaisesti.
1. Yleistä
Me toimimme nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä. Käyttäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja fasilitoida työntekijöiden rekrytointia yritykseemme.
2. Henkilötietojen kerääminen
Vastaamme käyttäjien palvelun kautta antamien tai muulla tavoin keräämiemme, palveluun liittyvien henkilötietojen käsittelystä.
Milloin ja kuinka keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjien henkilötietoja, kun käyttäjät;
- tekevät hakemuksen palvelun kautta tai muutoin lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä; ja
- käyttävät palvelua ottaakseen yhteyttä henkilökuntaamme lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
- antavat tunnistetietoja chatissa (käytettävissä palvelua käyttävän verkkosivuston kautta), ja kyseiset tiedot ovat hakemusprosessin kannalta merkityksellisiä;
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta ja LinkedIniltä, ja muiden julkisten lähteiden kautta. Tähän viitataan termillä "hankinta", ja sitä voidaan harjoittaa joko manuaalisesti työntekijöidemme toimesta tai automaattisesti palvelussa.
Joissain tapauksissa olemassa olevat työntekijät voivat suositella potentiaalisia hakijoita. Kyseiset työntekijät lisäävät henkilötietoja tällaisista potentiaalisista hakijoista. Silloin, kun näin toimitaan, potentiaalista hakijaa pidetään käyttäjänä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.
Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietokategorioita voidaan käyttää luonnollisten henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-käyttäjätilien tiedoista, rekrytoinnin aikana kysyttyihin kysymyksiin annetuista vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, joita käyttäjä tai muut ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.
Käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on rekrytoinnin hallitseminen. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus perustuu oikeutettuun intressiimme yksinkertaistaa ja fasilitoida rekrytointia.
Henkilötiedot, joiden käsittelyn tarkoituksena on kokonaisanalyysin tai markkinatutkimuksen tekeminen, tehdään aina yksilöimättömiksi. Tällaisista tiedoista ei voida tunnistaa ketään tiettyä käyttäjää. Tästä syystä tällaisia tietoja ei pidetä henkilötietoina.
Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjä suostuu henkilötietojensa käsittelyyn rekisterinpitäjän rekrytointitarkoituksia varten. Käyttäjä suostuu siihen, että hänen henkilötietojaan kerätään palvelun kautta silloin, kun käyttäjä:
- tekee hakemuksen palvelun kautta lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja että rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia hankitatyökaluja lisätietojen lisäämiseen; ja
- kun hän käyttää palvelua ottaakseen yhteyttä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäten henkilötietoja itsestään joko itse tai käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
Käyttäjä suostuu myös siihen, että rekisterinpitäjä kerää käyttäjästä julkisesti saatavilla olevia tietoja ja kokoaa ne käytettäväksi rekrytointitarkoituksiin
. Käyttäjä suostuu siihen, että henkilötietoja kerätään yllä mainittujen ehtojen mukaisesti a) ja b) käsitellään alla olevien osioiden "Säilytys ja siirto" ja "Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään" mukaisesti.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja. Tämän oikeuden harjoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, että käyttäjä ei voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.
Säilytys ja siirto
Palvelun käytettyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU/EEA: n sisällä sellaisessa kolmannessa maassa, jonka Euroopan komissio uskoo voivan taata riittävän suojatason, tai käsitellään sellaisten toimittajien toimesta, jotka ovat tehneet sellaiset sitovat sopimukset, jotka noudattavat täysin kolmansiin maihin tehtäviä siirtoja koskevaa lainsäädäntöä, tai siirtävät tiedot muille sellaisille toimittajille, jotka käyttävät riittäviä suojatoimia, jotta rekisteröidyn oikeuksia voidaan suojata.
Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Jos käyttäjä ei kieltäydy kirjallisesti henkilötietojensa käsittelystä, henkilötietoja säilytetään ja käsitellään toimestamme niin kauan kuin pidämme sitä tarpeellisena yllä mainittujen tarkoitusten osalta. Ota huomioon, että hakija (käyttäjä) voi olla kiinnostava myöhempää rekrytointia varten, ja tällaisessa tapauksessa saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja siihen asti, kunnes heillä ei enää ole arvoa potentiaalisina rekrytoitavina. Jos et käyttäjänä halua henkilötietojasi käsiteltävän tällaiseen tarkoitukseen (myöhempää rekrytointia varten), ota yhteyttä meihin käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.
3. Käyttäjän oikeudet
Käyttäjällä on oikeus pyytää tietoa liittyen käsittelemiimme henkilötietoihin kirjallisesti käyttämällä kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja. Käyttäjällä on oikeus yhteen (1) maksuttomaan kopioon käsitellyistä henkilötiedoista. Pyydetyistä lisäkopioista rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu, joka perustuu pyynnöstä koituviin hallinnollisiin kuluihin.
Käyttäjällä on oikeus tarpeen vaatiessa oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä käyttäen kappaleessa 9 mainittuja yhteystietoja.
Käyttäjällä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista sekä oikeus kieltäytyä oikeutettuun intressiin perustuvasta käsittelystä tietyissä tapauksissa.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa rekisterinpitäjälle antamansa suostumus käsittelyyn. Tämän oikeuden harjoittaminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, ettei käyttäjä voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.
Tietyissä tapauksissa käyttäjällä on oikeus tietojen siirtämiseen, mikä tarkoittaa oikeutta päästä käsiksi henkilötietoihin ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle liittyen henkilötietojensa käsittelyyn, jos käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
4. Turvallisuus
Pidämme yksityisyyttä ensisijaisena, ja pyrimme aktiivisesti käsittelemään käyttäjien henkilötietoja äärimmäistä huolellisuutta noudattaen. Huolehdimme kohtuudella odotettavista turvatoimista taataksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojaselosteen ja GDPR-asetuksen mukaisesti.
Tiedonsiirto internetin ja mobiiliverkkojen kautta ei kuitenkaan koskaan ole riskitöntä, joten tiedonsiirron suorittava henkilö toimii näin aina omalla riskillään. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuunsa omien henkilötietojensa suojaamisesta. On käyttäjän vastuulla pitää kirjautumistietonsa salassa.
5. Henkilötietojen siirtäminen kolmannelle osapuolelle
Emme myy tai muutoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja:
- toimeksisaajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat palvelun tarjoamiseksi käsittelijöinämme ja alikäsittelijöinämme antamiemme ohjeiden mukaisesti;
- viranomaisille tai oikeudellisille avustajille, jos epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa; ja
- viranomaisille, oikeudellisille avustajille tai muille toimijoille, jos meiltä sitä vaaditaan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen nojalla.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valitsemme yhteistyökumppanimme huolella taataksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavanlaisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka tarjoaa palvelun; serveri- ja hosting-yritykset, sähköpostisuositusyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankinta-yritykset, analyyttisiä palveluita tarjoavat yritykset ja muut palvelun tarjoamiseen liittyvät yritykset.
6. Aggregoidut tiedot (yksilöimättömät henkilötiedot)
Saatamme jakaa aggregoituja tietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa aggregoidut tiedot on koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja ne voivat koostua esimerkiksi internetliikenteen tilastoista tai maantieteellisestä sijainnista, jossa palvelua käytetään. Aggregoidut tiedot eivät sisällä mitään sellaisia tietoja, joista yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eikä niitä siksi pidetä henkilötietoina.
7. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käyttötietoja voidaan säilyttää evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, joita säilytetään käyttäjän laitteen — kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin — internetselaimessa palvelun käytön aikana. Käytämme evästeitä parantaaksemme palvelun käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvistä tilastoista. Näin toimitaan palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällöin tietoja säännellään evästekäytäntömme mukaisesti.
Käyttäjät voivat milloin tahansa ottaa evästeet pois käytöstä muuttamalla laitteidensa paikallisia asetuksia. Evästeiden ottaminen pois käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen esimerkiksi poistamalla käytöstä jotkin palvelun toiminnot.
8. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia tai lisäyksiä tarvittaessa. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Käyttäjän katsotaan tulleen ilmoitetuksi uudesta versiosta, kun käyttäjä on joko saanut sähköpostiviestin, jossa käyttäjälle kerrotaan uudesta versiosta (käyttäen sähköpostiosoitetta, jonka käyttäjä on antanut palvelun käyttöön liittyen), tai kun käyttäjälle on muutoin ilmoitettu uudesta tietosuojaselosteesta.
9. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, haluat lisätietoa henkilötietojen käsittelystä tai haluat ottaa meihin yhteyttä muuhun asiaan liittyen, käytä alla mainittuja yhteystietoja: Rastor-instituutti tietosuoja@rastorinst.fi.
